Copilot 教學：在 Outlook、Word、Excel 用 Microsoft Copilot 回一封客戶的信

週一早上，業務打開 Outlook，一家做自動化設備的客戶上週來了 9 封信，全疊在同一串裡：先是把 SB-12 不鏽鋼軸套的數量從 500 件改成 800 件，接著單價談了兩輪，最後一封問能不能提早交貨，還說他們內部要簽核，請附一頁報價說明。要回這封信，他得先把信件串讀完。接著到公司共用檔案區 SharePoint 打開報價表重算，再翻出個人雲端硬碟 OneDrive 裡上個月的拜訪筆記，客戶當時提過包裝和交貨地點的要求。

這家精密零件工廠的業務部有 12 個人，公司先替其中 5 位買了付費的 Microsoft Copilot，他是其中之一，另外 7 位用的是免費版。第一次用，他在 copilot.cloud.microsoft 開了一個新對話，打了一句「幫我回這封客戶的信」。這句話沒說是哪一家客戶、要回哪幾件事、數字從哪一份檔案來，Copilot 只能猜；猜錯的話，草稿裡可能是 500 件時的單價，或者漏了提早交貨的條件。

這篇把這封回信拆成四個工作，分別在 Outlook、Excel、Word 裡交給 Copilot，每一步附一段可以照改的提示詞（也就是你打給 Copilot 的那段話）；用免費版的同事，先看第一節的標籤，再跳到「沒有付費授權的同事怎麼做」。

先看你用的是哪一種 Copilot

Microsoft 最近改了名字：原本的 Microsoft 365 Copilot 現在叫 Microsoft Copilot，Microsoft 365 Copilot Chat 現在叫 Microsoft Copilot Chat。Microsoft 也說明，轉換期間有些畫面和授權還會用舊名，所以下面的標籤裡仍看得到 M365（Microsoft 365 的簡寫）。

要知道自己是哪一種，在瀏覽器打開 copilot.cloud.microsoft，用公司帳號登入，名稱下方會顯示三種標籤之一：

標籤決定了 Copilot 會不會自己去找資料。優先存取的意思是尖峰時段回應比較快、比較穩；標準存取在尖峰時段可能被限制。付費版還有一個 Work IQ 開關，可以自己開或關：開著時，回答會參考你的信件、會議和檔案；關掉時就不會。

要注意，Copilot Chat 除了是上表第三種標籤的名字，也是對話視窗的名字：不管有沒有付費，在網頁、Outlook、Teams 裡打字問 Copilot 的那個視窗都叫 Copilot Chat。

交代 Copilot 的四件事：目標、內容、來源、期望

Microsoft 的說明頁把一段提示拆成四個部分：目標是要它做什麼，內容是為什麼要做、給誰看，來源是要它用哪些信件或檔案，期望是希望它怎麼回應。

「幫我回這封客戶的信」只有目標。同一個需求，把四件事都寫出來會像下面這樣（例子裡的單價、天數和提早交貨的條件，是後面四個步驟算出來、問出來的）：

你沒寫進提示詞的事，Copilot 只能猜：要回哪幾件事、用哪一版報價、數字從哪裡來。四件事裡，來源最值得寫具體，指定檔案比描述檔案可靠：寫「用 SB-12 報價表」，比寫「用最新的報價」明確，因為哪一份算最新，Copilot 和你想的不一定一樣。提示詞通用的寫法和測試方法，在提示詞怎麼寫那篇有完整說明；下面四個步驟都照這四件事寫。

步驟一：在 Outlook 摘要客戶的信件串

在 Outlook 選取那串信，點信件串最上方的「由 Copilot 摘要」或「摘要」。摘要裡可能會有編號引文，點下去會跳到對話裡對應的那封信。摘要裡的數字，點引文回原信看一次。這 9 封信裡單價談了兩輪，摘要只寫一個數字的話，要確認它是最後那一個。

摘要只整理重點。要它照回信需要的方式整理，就開著這串信，打開 Outlook 裡的 Copilot Chat 問：

目標：列出客戶在這串信裡改了哪些條件、我們答應過什麼，以及還沒回覆的問題。 內容：我今天要回信，回信前要確認每一項我們有沒有答應過。 來源：只看這一串信。 期望：條列，每一項寫出是哪一天、哪一封信提出的；最後另外列出客戶問了、我們還沒回的問題。

Copilot Chat 的回答會在內容旁邊附上來源的引用，回答最下方的「來源」按鈕列出這次用到的全部來源。他照引用回原信對過，這串信要回的是：數量改成 800 件；第二輪談定 800 件以上每件再降 NT$2；客戶還在等兩個答案，一是 800 件的總價和交期，二是能不能提早交貨。

這一步有沒有付費授權都做得到，因為信是你自己開著的。

步驟二：在 Excel 算 800 件的報價

報價表是全業務部共用的，Copilot 改過的內容一存檔，有權限的人都看得到。建議先另存一份副本到自己的 OneDrive，再交給 Copilot 改；共用的原檔不動，步驟三也選得到這份副本。

打開副本，按 Excel 裡的 Copilot 按鈕，打開 Copilot 窗格。它可以寫公式、用顏色標出儲存格、排序和篩選，也會直接改這個檔案。SB-12 在表上有數量級距，501 到 1,000 件每件 NT$44；信裡談定的是再降 NT$2。提示詞是：

目標：在 SB-12 那一列右邊加兩欄：「800 件單價」和「800 件總價」。 內容：客戶把 SB-12 從 500 件改成 800 件，我要回覆新的單價和總價，算好的數字會寫進報價說明和回信。 來源：這張工作表的「品項」「數量級距」「單價」「量產交期」四欄，以及信裡談定的：800 件以上每件再降 NT$2。 期望：單價用 800 件適用的級距單價減 2；先告訴我你要用哪個公式，我確認了再改。

只有一個品項時，自己按計算機也很快；報價單有十幾個品項、每個級距不同時，請 Copilot 加公式比較省事。不管哪一種，都要拿原表的級距單價自己算一次，錯的數字會一路帶進後面的報價說明和回信。這次是（44－2）× 800：單價 NT$42、總價 NT$33,600；「量產交期」欄寫的是 18 個工作天。

要不要提早交貨，不是 Copilot 能回答的事。他拿 800 件去問生管（生產管理），生管回覆最快可以提早 3 個工作天，條件是客戶在 11 月 5 日前確認圖面。

Copilot 改不了檔案時怎麼處理，寫在文末的常見問題。

步驟三：在 Word 起草報價說明

客戶要的那頁報價說明，在 Word 起草。開一份空白文件，打開 Copilot，描述要寫的內容；要用特定檔案時，在提示詞裡輸入「/」再選檔案：

目標：起草一頁報價說明，寫數量改成 800 件後的單價、總價、交期和提早交貨的條件。 內容：給客戶的採購窗口看，他要拿去內部簽核，語氣正式、不推銷。 來源：/SB-12 報價表（副本）、/拜訪筆記-0916（客戶對包裝和交貨地點的要求）。 期望：分三段：數量與單價、交期與提早條件、還要客戶確認的事；數字照報價表寫，不要四捨五入。

按「產生」之後，可以保留、捨棄、重新產生，或再打一句話請它修改，例如「第二段改成先寫最快交期」。保留之前先讀過一次，特別是從拜訪筆記帶進來的句子：筆記記的是客戶當時說的話，「客戶想改用紙箱包裝」寫進報價說明時，不能變成「雙方同意改用紙箱包裝」。

步驟四：在 Outlook 寫回信，寄出前核對

回到那串信，按「回覆」。新版 Outlook 和網頁版，在郵件內文按「幫助我回覆」，把提示詞打給 Copilot，它會把草稿放進回信。傳統版 Outlook 是從工具列的 Copilot 圖示選「Draft with Copilot」（介面上是英文）起草。這一步把前面算好、問好的數字直接寫進提示詞，Copilot 就不用自己去找：

目標：回覆這串信，告訴客戶數量改成 800 件後的單價、總價和交期，並回答能不能提早交貨。 內容：收信的是客戶的採購窗口，他要拿去內部簽核，這封信會附上報價說明。 來源：這串信，以及下面這些數字和條件：單價 NT$42、總價 NT$33,600、量產 18 個工作天；最快可以提早 3 個工作天，條件是 11 月 5 日前確認圖面。 期望：200 字以內，先回答客戶的兩個問題（800 件的總價和交期、能不能提早交貨），最後請他回覆確認；語氣客氣，不要過度道歉。

草稿可以再請它調長短和語氣。新版 Outlook 和網頁版不支援在純文字格式的郵件裡用 Copilot 草擬，遇到時到 Outlook 的設定裡，把撰寫郵件的格式改成可以放粗體和顏色的 HTML。

按「傳送」之前，回原檔核對三件事。Microsoft 的說明頁提醒，Copilot 的回應可能不正確，同一段提示詞重問一次，結果也可能略有不同：

1. 數字：單價、數量、總價、天數，拿原報價表的級距單價和信裡談定的降價自己算，不要對 Copilot 加的那兩欄。
2. 條件：「最快提早 3 個工作天」後面有沒有帶著「11 月 5 日前確認圖面」，每一句改寫過的話都要確認條件還在。
3. 收件人與附件：回覆全部時有沒有帶到不該看到報價的人，報價說明是不是最新那一版。

都對了，附上報價說明，再按「傳送」。Copilot 寫草稿，寄出的人還是你。這四步裡，Copilot 做的是整理、計算和起草；要不要答應提早交貨、條件怎麼開，是業務和生管決定的。

沒有付費授權的同事怎麼做

另外 7 位業務的標籤是 Copilot Chat (Basic)：Outlook 裡有 Copilot，Word、Excel 裡沒有，Copilot 也不會自己去找公司的檔案。同一件事這樣做：

• 步驟一和步驟四：照做。信是自己開著的，步驟四的數字也已經寫在提示詞裡。
• 步驟二和步驟三：在瀏覽器打開 copilot.cloud.microsoft，上傳報價表副本，把拜訪筆記裡用得到的兩三句貼在提示詞後面，請它算好報價、起草說明。

目標：依我上傳的報價表，算出 SB-12 改成 800 件的單價和總價，再起草一頁報價說明。 內容：說明是給客戶的採購窗口拿去內部簽核，語氣正式、不推銷。 來源：我上傳的「SB-12 報價表（副本）」；信裡談定 800 件以上每件再降 NT$2；最快可提早 3 個工作天，條件是 11 月 5 日前確認圖面；以及下面貼的拜訪筆記。 期望：先列出算式；說明分三段：數量與單價、交期與提早條件、還要客戶確認的事。

算式一樣要自己對過，說明再貼進 Word 排版。如果你的標籤是 M365 Copilot (Basic)，Word、Excel 裡有 Copilot，可以照步驟二、三做；Copilot 一樣不會自己找檔案，在 Word 用「/」選不到檔案時，就把要用的內容貼進提示詞。

沒有付費授權，就要自己把信打開或把檔案交給它，提示詞裡的「來源」也要寫成「我上傳的這份」「我貼在下面的這幾句」。

回到那位業務

那天早上，他一開始打的是「幫我回這封客戶的信」，最後變成四段各寫了目標、內容、來源、期望的提示詞：在 Outlook 整理客戶改了什麼、還有哪些問題沒回，在 Excel 副本算出 800 件的單價和總價，問過生管提早交貨的條件，在 Word 起草報價說明，最後回到 Outlook 寫回信。

寄出前，他照三件事核對過，最花時間的是兩項：每件再降 NT$2 有沒有算進單價，「提早 3 個工作天」後面的條件還在不在。那封信在中午前寄出，附上一頁報價說明；客戶那邊要確認的，只剩 11 月 5 日前能不能把圖面定下來。

這四段提示詞裡，要換的只有客戶、品項、檔名和數字。業務部可以把它們存成一份共用文件，下一封改數量、問交期的信，從這裡改起。如果想再進一步，讓系統自己核對信件串和 ERP 訂單、擬好回覆再由主管確認後寄出，那是另一種專案，企業 AI agent 導入服務用客服回信的例子寫了它怎麼運作。

常見問題

參考來源

以下依 Microsoft Support 與 Microsoft Learn 整理；Copilot 的名稱、標籤、按鈕位置與各方案能用的功能以 Microsoft 官方說明頁當下為準。

• Microsoft Learn：什麼是 Microsoft Copilot？
• Microsoft Support：Copilot Chat 在有和沒有 Microsoft 365 Copilot 授權時的差別
• Microsoft Support：開始撰寫 Microsoft Copilot 提示
• Microsoft Support：使用 Outlook 中的 Copilot 摘要電子郵件對話
• Microsoft Support：使用 Outlook 中的 Copilot 草擬電子郵件
• Microsoft Support：Excel 中的 Copilot 常見問題
• Microsoft Support：使用 Word 中的 Copilot 草擬與新增內容
• Microsoft Support：檢閱 Copilot Chat 使用的來源
• Microsoft Learn：Microsoft Copilot 的資料、隱私權與安全性
• Microsoft Support：PowerPoint 中的 Copilot 常見問題