企業版 AI 助理比較：ChatGPT、Microsoft 365 Copilot、Gemini

舉個例子。一家做精密零件的公司，業務每週要跑五、六家客戶，回來後得整理會議紀錄、寫跟進信、更新報價表。總經理決定替業務部買 AI 助理，桌上很快出現三份提案。IT 說公司用 Microsoft 365，買 Copilot 最順。行銷說大家早就在用 ChatGPT，買企業版就好。經銷商則推薦 Gemini，說 Google 的方案比較便宜。

三個說法都有道理，也都只講了一半。企業版 AI 助理買的是員工每天的工作環境：AI 能讀到哪些公司資料、對話紀錄留在哪裡、離職或出事時管理員查得到什麼。模型誰比較聰明，通常是最後才需要比的事。

這篇講的是替員工買日常使用的 AI 助理。要把 AI 接進公司系統、自動處理流程，是另一個決定，可以看企業 AI agent 自建、平台或委外；想讓員工把一整件工作交給 AI 做完，例如整理一批詢價信、交出報表，可以看 Claude Cowork 是什麼。

先分清楚三家各賣什麼

三家的產品名稱這兩年都改過，報價單上的名字常常對不起來。先整理一次：

產品	是什麼	要先有什麼	名稱變動
ChatGPT Business	團隊共用的 ChatGPT 工作區，有管理後台、集中計費	不需要其他套件；至少 2 個席位	2025 年 8 月由 ChatGPT Team 改名，功能與價格不變
ChatGPT Enterprise	大型組織方案，多了稽核 API、角色權限、資料所在地等控制	向 OpenAI 業務洽談合約	—
Microsoft Copilot Chat	放在 Microsoft 365 裡的 AI 對話，有企業資料保護	符合資格的 Microsoft 365 授權，不另外收費	原名 Microsoft 365 Copilot Chat
Microsoft Copilot（付費授權）	能讀員工的信件、會議、聊天和檔案，嵌在 Word、Excel、Outlook、Teams 裡	符合資格的 Microsoft 365 方案，再加購授權	原名 Microsoft 365 Copilot，過渡期兩種名稱都會看到
Google Workspace 內建的 Gemini	Gemini App，以及 Gmail、文件、試算表、Meet 裡的 Gemini	Workspace 方案；Business Starter 只有基本功能，Standard 以上才完整	—
Gemini Enterprise	Google Cloud 的企業搜尋、AI 助理與 agent 平台，可連 SharePoint、OneDrive、Jira 等	可單獨購買，不一定要用 Workspace	前身是 Google Agentspace

表格裡最容易搞混的是 Google 那兩列。Workspace 方案裡的 Gemini，是讓員工在 Gmail 和文件裡用 AI。Gemini Enterprise 是另一個產品，重點在跨系統搜尋公司資料、建 agent，連用 Microsoft 365 的公司也能買。經銷商說「Gemini 比較便宜」時，先問清楚報的是哪一個。

Microsoft 那邊也類似。有 Microsoft 365 的公司，員工多半已經能用免費的 Copilot Chat。它能查網路、分析上傳的檔案，在 Outlook 裡也能讀信件和行事曆。要讓 AI 在所有信件、會議、檔案之間找資料，才需要付費授權。

第一個判斷：公司的信件和檔案放在哪裡

AI 助理能幫上多少忙，很大一部分取決於它讀不讀得到你的工作資料。業務要寫跟進信，AI 最好能讀到會議紀錄、上一封往來信件和報價單；這些東西放在哪裡，幾乎就決定了哪個產品用起來最順。

信件、會議、檔案都在 Microsoft 365：付費的 Copilot 授權可以跨 Outlook、Teams、SharePoint、OneDrive 找資料，不用另外串接。
都在 Google Workspace：Standard 以上的方案已經包含 Gmail、文件、Meet 裡的 Gemini，先用現有方案試，常常就夠了。
兩邊都有，或資料散在 Slack、GitHub、Google Drive 等地方：ChatGPT Business 和 Enterprise 可以透過連接的 app 讀取這些服務。Gemini Enterprise 也有 SharePoint、OneDrive、Jira 等現成連接器。

回到那家零件公司。他們的信件和會議都在 Microsoft 365，報價表放在 SharePoint，業務平常用 Teams 開線上會議。這種情況下，Copilot 能直接讀到業務要用的三種資料；買 ChatGPT 則要另外設定連接，或讓業務每次自己上傳檔案。資料已經在哪一家，那一家通常就是阻力最小的起點。

同一件工作，三種環境的資料怎麼走

用業務整理會議紀錄、寫跟進信這件事，逐項對照三種環境。每一格都依各家的官方文件整理：

環節	ChatGPT Business／Enterprise	Microsoft Copilot（付費授權）	Google Workspace＋Gemini
會議內容從哪來	業務上傳或貼上紀錄，或透過已連接的 app（例如 Google Drive）讀取	Teams 會議、Outlook 信件與行事曆，由 Copilot 直接讀取	Meet、Gmail、雲端硬碟裡的文件，由 Gemini 直接讀取
AI 能讀哪些公司資料	只有已連接、且這位使用者本來就有權限的內容	使用者至少有檢視權限的內容，包括 SharePoint 與分享給他的檔案	使用者有權限的信件與文件；沒有權限的不會被讀取
會不會拿去訓練模型	預設不會（Business、Enterprise 都一樣）	提示、回應和讀取的資料都不用於訓練基礎模型	未經客戶許可或指示，不用於訓練模型
對話紀錄存在哪、存多久	存在 OpenAI 的工作區，管理員可設定保存期限；刪除的對話 30 天內從系統移除	和公司其他 Microsoft 365 內容一起存放，管理員可用 Purview 設定保存原則	Gemini App 對話由管理員設定自動刪除，可選 3、18 或 36 個月，預設 18 個月
管理員查得到什麼	Enterprise 可用 Compliance API 取得稽核紀錄	管理員可用內容搜尋、Purview 檢視與管理	Workspace 稽核紀錄可追蹤使用者和 Gemini 的互動
跟進信怎麼寄出	草稿貼回郵件系統，由業務寄出	在 Outlook 產生草稿，由業務確認後寄出	在 Gmail 產生草稿，由業務確認後寄出

三家都承諾企業方案的資料預設不拿去訓練，真正的差別在「能讀到哪些資料」和「紀錄留在哪」。很多採購會議花最多時間在訓練條款，這一列反而最不需要比。

表格裡最容易被低估的是第二列。Microsoft 的文件寫得很直接：Copilot 只會呈現使用者至少有檢視權限的資料，所以公司要先把 SharePoint 這類服務的權限設對。反過來說，如果業務部的共用資料夾開給全公司，裡面有人事薪資表，Copilot 也找得到。AI 助理會把公司原本的權限問題放大，因為過去沒人會去翻的資料夾，現在問一句就翻出來了。

所以導入前，我會先請 IT 檢查三件事：共用資料夾是不是開給「所有人」、離職員工的分享連結有沒有收回、機密文件有沒有加敏感度標籤。這和整理知識庫的工作是同一件事，細節在企業知識庫要整理到什麼程度，AI agent 才用得上。

第四、五列則決定出事時查不查得到。假設有位業務把客戶的圖面丟給 AI 分析，事後客戶問起這份圖面去過哪裡。資料留在 Microsoft 365 或 Workspace 裡的，可以沿用公司既有的保存與搜尋工具。ChatGPT 則要看方案，Enterprise 有稽核用的 API，Business 主要靠管理後台和保存期限設定。

採購前的核對表

夾板上一張只有空白方格的核對表，旁邊攤開三個顏色不同的文件夾

報價單通常只寫席位數和單價。下面這張表，是我建議在簽約前逐項問清楚的事：

要問的問題	為什麼重要	去哪裡確認
我們買的方案，公司資料會不會被拿去訓練？	個人版和企業版的預設不同，員工用錯帳號就不受保護	各家企業隱私條款原文，確認寫的是你買的那個方案
AI 能讀哪些資料來源？預設是開還是關？	決定資料會不會被意外讀到	ChatGPT Business 的多數 app 預設開啟，Enterprise 新工作區只開一部分；Copilot 和 Gemini 依既有權限
對話紀錄保存多久？誰能改？	客戶問起資料去向時要能回答	管理後台的保存設定說明
管理員能不能查、能不能匯出紀錄？	稽核、客訴和法務需要	ChatGPT Enterprise 的 Compliance API、Microsoft Purview、Workspace 稽核紀錄
員工離職時帳號怎麼停用？	離職後還能登入，是最常見的漏洞	是否支援單一登入（SSO），以及和公司帳號系統的同步
要先有哪個基本方案？最低席位是多少？	報價常常沒算進基本方案	Microsoft 的付費授權要搭配 Microsoft 365 方案；ChatGPT Business 至少 2 席
做 agent、跑自動化，要不要另外付費？	試用後最常冒出來的追加費用	各家的 agent 或額度說明

每一題都寫下供應商的回答和出處連結。三家比完，通常答案已經浮出來了，剩下的才是價格。

什麼情況選哪一個

依前面的條件，我的建議是這樣：

已經用 Microsoft 365：先讓全公司用免費的 Copilot Chat 一個月，觀察誰用得最多、用在哪裡，再替這些人買付費授權。常要跨信件、會議、檔案找資料的業務和主管，最能感受到差別。
已經用 Google Workspace：先確認方案等級。Standard 以上已經包含文件和 Meet 裡的 Gemini，先把現有功能用起來，再評估要不要加 Gemini Enterprise 做跨系統搜尋。
兩邊都有、或想自己選模型：ChatGPT Business 不綁辦公套件，連接 Google Drive、Slack 等服務也方便。人數多、需要稽核紀錄和角色權限時，再談 Enterprise。
想讓 AI 查遍 SharePoint、Jira、客服系統等多個來源：這已經接近 agent 的需求。Gemini Enterprise、Copilot 的 agent 功能都可以評估，也可以回頭看看企業 AI agent 自建、平台或委外。

不管選哪一個，我都建議先讓 10 個左右的重度使用者試用 30 天，每週記下他們用 AI 做了哪些事、哪些資料讀不到。全公司一次開通，最後常常只有少數人在用，席位費卻是全額在付。

還有一件事和選哪家一樣重要：公司買了企業版，員工手機上的個人免費帳號並不會消失。怎麼讓大家改用公司帳號、哪些資料不能貼進個人帳號，可以看 Shadow AI 與企業 AI 使用規範。

買訂閱，還是自己用 API 串

有些公司會問，既然 ChatGPT 有 API，為什麼不自己串一個？兩者用途不同。訂閱版是給人用的：員工打開視窗、問問題、改草稿。API 是給系統用的：把模型接進報價系統或客服流程，讓它在背景處理固定的工作。

舉例來說，業務寫跟進信，用訂閱版就好；每天自動把上百封詢價信整理進報價系統，才需要 API 和串接。兩者的資料條款、計費方式和維護負擔也不同，完整的比較在 LLM 是什麼「企業用 LLM 的四種方式」那一節。

我們能協助的部分

個人 AI 工具適合單點問答與文字草擬，員工日常用企業版助理就很足夠。流程需要跨部門資料、要自動處理例行作業時，才是我們的企業 AI 營運方案處理的範圍。工程團隊從需求診斷開始，先挑一個關鍵流程，把 AI 嵌入既有系統；資料異常或高風險的判斷設計成先暫停，交由專人確認再執行。

常見問題

免費的 Copilot Chat 夠員工日常使用嗎？

寫作、摘要、分析上傳的檔案、查網路資料，Copilot Chat 大多做得到，也有企業資料保護；在 Outlook 裡還能讀信件和行事曆。它做不到的是在所有信件、會議、Teams 聊天和檔案之間一起找資料，這部分要付費授權。先讓大家用免費版，把最常卡在「讀不到資料」的人挑出來買授權，是比較省的做法。

ChatGPT Business 和 Enterprise 差在哪？

Business 是自助購買的方案，至少 2 席，有管理後台、單一登入和保存期限設定，公司資料預設不用於訓練。Enterprise 要跟業務簽約，多了稽核用的 Compliance API、依角色分配 app 權限、資料所在地選擇等控制，也支援發票與匯款付款。二、三十人的團隊多半從 Business 開始；需要稽核紀錄或資料所在地要求時，再評估 Enterprise。

可以一部分人用 ChatGPT，一部分人用 Copilot 嗎？

可以，但管理成本會變成兩倍：兩套帳號、兩套保存設定、兩份使用規範。如果差異只是個人偏好，我會建議統一一套。如果某個部門確實需要另一套才讀得到資料，例如設計部的檔案全在 Google Drive，就把分工寫清楚，並確認兩邊的保存與稽核設定都有人管。

買了企業版，還要擔心員工用個人帳號嗎？

要。企業版只保護在公司工作區裡的對話；員工用個人免費帳號貼上客戶資料，那段對話就不在公司的管理範圍內，個人版的預設也可能用於改善模型。開通企業版的同時，要講清楚哪些資料只能在公司帳號裡處理，做法可以看 Shadow AI 與企業 AI 使用規範。

參考來源

以下依各家官方文件整理，方案名稱、價格、席位門檻與功能範圍以官方頁面當下為準。

企業版 AI 助理怎麼選？ChatGPT、Microsoft Copilot、Gemini 的差別與採購核對表