NotebookLM 教學：把公司文件做成新人也能問的筆記本

新業務報到的第一週，問的幾乎都是同一批問題：「鋁箔夾鏈袋最少要訂幾個？」「打樣要幾天？」「客戶說封口漏氣，可以退嗎？」在一家做食品包材的貿易公司，業務主管每次都得放下手邊的事回答，有時候還要翻共用雲端硬碟，才想起去年改過起訂量。

下個月又有兩位新人要報到，所以主管想用 Google 的 NotebookLM 做一本「新人業務筆記本」：把公司文件放進去，新人有問題就先問它，答案會附上出處，新人可以自己點回原文對照。麻煩的是，業務部資料夾裡的七個檔案混著 2023 年的舊價目表、掃描的型錄和會議記錄，如果整個丟進去，新人問價格時，答案就可能是從那份舊表來的。

NotebookLM 和一般的 AI 對話工具最大的差別，在於它回答時只用你放進筆記本的文件，這些文件叫做「來源」。每個回答都附引用，點下去就會跳到來源裡的那一段，所以你可以自己確認它有沒有講錯。

順帶一提，NotebookLM 在 2026 年 7 月改名為 Gemini Notebook，網址也換成 notebook.google.com，但功能和操作都沒有變。大家還是習慣叫它 NotebookLM，所以這篇也照舊這樣稱呼，你在介面上看到 Gemini Notebook，指的就是同一個東西。

開始之前：用公司的 Google 帳號登入

主管要決定的第一件事，是用哪一種帳號登入。公司用的是 Google Workspace，也就是公司付費開通、用公司網域信箱登入的 Google 帳號。個人帳號和公司帳號的差別，主要在費用和資料會不會被拿去用：

所以拿公司文件來用，就用公司的 Workspace 帳號登入。如果登入後找不到 NotebookLM，可能是管理員在管理控制台把它關掉了，這時候要請 IT 打開。

步驟一：先挑來源，不要整個資料夾丟進去

NotebookLM 只根據來源回答，所以放進去的東西，決定了它答得對不對。來源裡如果同時有新舊兩份價目表，答案就有可能引用舊的那份。

我會建議不要照資料夾一份一份看，而是從新人最常問的問題回頭找：答案寫在哪幾份文件裡，就放那幾份。主管照這個方式翻了業務部的資料夾，七個檔案最後只留下四份：

另外三份拿掉的理由都不一樣：

• 舊版價目表：現行報價不在這份，留著只會被當成答案。報價會隨客戶和數量變動，所以主管不打算放進筆記本，新人報價前還是照舊找主管確認。
• 掃描的型錄：每一頁其實都是一張圖，放進去之前要先確認讀得到字。主管請業務助理先轉成 Google 文件，轉好再加進來。
• 會議記錄：記的是當時的討論，不是公司規定，新人問到時會分不出哪一句才算數。

留下來的四份，還有一件事要先處理：Google 檔案裡的註解和註腳不會匯入。交期表裡有幾個例外條件是寫在註解裡的，所以要先把它們搬進儲存格，不然 NotebookLM 根本讀不到。

步驟二：建立筆記本，新增來源

到 notebook.google.com 用公司帳號登入，建立一個新的筆記本，取名「新人業務筆記本」。接著選「新增來源」，從「雲端硬碟」選產品規格、起訂量與交期、業務常見問題這三份 Google 檔案；退換貨政策只有 PDF 定稿，所以用上傳的。從雲端硬碟匯入時，你至少要有那份檔案的檢視權限。

來源除了 Google 文件、試算表、簡報和 PDF，也可以是 Word、PowerPoint、純文字檔、網址或公開的 YouTube 影片。不過網址只會抓網頁上的文字，要付費才能看的網頁抓不到，YouTube 影片則要有字幕。

這兩種加法的差別在之後的更新。從雲端硬碟加入的來源，每隔幾分鐘會自動同步，業務助理在試算表裡改了交期，筆記本也會跟著更新。上傳的檔案則是上傳當下的那一份，所以退換貨政策改版時，要重新上傳新版，再把舊的刪掉。如果原檔被刪掉或失去權限，筆記本就不會再參考它，但它還是會占一個來源的名額。

「來源」面板上還有一個搜尋框，可以從網路或雲端硬碟找資料，再匯入成新的來源。主管做這本筆記本時沒有用它，因為網頁一旦被加進來，回答就可能引用公司文件以外的內容。

步驟三：提問，點引用看原文

來源加好之後，就可以在對話裡提問了。回答裡會有引用，滑鼠移到上面可以看到完整的引文，點一下就會跳到來源裡的那一段；如果來源很短，引用就會指向整份文件。新人要學的第一件事，就是點引用回原文看一次，尤其是答案裡有數字和條件的時候。

問法也會影響答案。同一個疑問，兩種問法拿到的資訊會差很多：

• 改前：「退貨怎麼辦？」
• 改後：「客戶收到 PE 真空袋第 10 天，發現一批封口漏氣，還能退換嗎？要附什麼資料、運費誰付？請依退換貨政策回答。」

改後的問法寫出了品項、收貨第幾天、發生了什麼事，以及想知道哪幾件事，最後還指定要看哪一份文件。如果只想讓它看特定文件，也可以先在來源清單裡選取那幾份再問。

如果點了引用，發現原文和回答對不上，或者它回答「無法回答這個問題」，就先把這題記下來，下一步測試時再一起處理。

步驟四：分享之前，先用十題測一次

隨口問幾題都答對，不代表新人問的時候也會對。所以主管先寫好十個問題，每題都附上文件裡的正確答案，然後每題照寫好的問法問一次，再換一種說法多問一次，逐題點引用核對。下面是主管寫的題單，換成你們公司的題目時，可以照同樣七種題型來出：

過關的標準分成兩種。文件裡有答案的題目，答案和引用的來源都要對，就算數字對了，引用卻指到別份文件，也算沒過。文件裡沒寫的題目，它應該回答找不到或請你確認，而不是自己編一個數字出來。

沒過的題目，先看引用指到哪裡。例如跨文件那題，如果它只答出 12 天、引用也只指到交期表，就代表它只從交期表找到量產天數，卻沒有把產品規格裡加印刷的那 3 天一起找出來。這時候可以先在問題裡點名兩份文件，例如加上「依起訂量與交期和產品規格回答」，再問一次。

如果照原本的問法還是答不出來，就要回頭改原文件。例如產品規格裡那格只寫了「印刷 +3」，可以改成「鋁箔夾鏈袋加印刷，量產另加 3 個工作天」，把品名和天數寫在同一句，改完再重問一次。不過不要另外抄一份到交期表，因為同一件事寫在兩個地方，改版時總會有一份忘了改。常見的資料問題和改法，在企業 AI 知識庫要整理到什麼程度那篇有完整的清單。

步驟五：用工作室做新人教材

「工作室」面板是把來源做成各種教材的地方，可以做語音摘要、影片摘要、心智圖、報表、學習卡、測驗、簡報和資訊圖表。給新人的第一週，主管挑了兩種：

• 語音摘要：把來源內容做成一段講解重點的音檔。在「工作室」選「語音摘要」就會開始生成，也可以先自訂格式、語言和要著重的主題。格式有四種，例如「摘要」是一位講者用兩分鐘講完重點，預設的「深入探索」則是兩位主持人用對談的方式講。主題可以寫「給第一週的新業務聽，著重起訂量、打樣與交期、退換貨條件」。筆記本分享出去之後，新人在「工作室」面板就聽得到。
• 學習卡：每張卡正面是問題、背面是答案。在「工作室」選「學習卡」，可以選難度和數量（較少、標準、較多），也可以寫「考新業務最常被客戶問到的數字」這類提示，測驗的做法也一樣。學習卡做好之後可以下載成 CSV 檔，用 Excel 或 Google 試算表都打得開。

這些內容要有筆記本的編輯權限才能生成，所以由主管來做。而且語音摘要是 AI 生成的，內容有可能不準確，所以工作室做出來的東西，主管要自己先聽過、看過一遍，再交給新人。

步驟六：用「檢視者」分享給新人

在筆記本選「共用」，輸入新人的電子郵件，再選權限。權限有兩種：

• 檢視者：唯讀，不能編輯共用的來源和記事。兩位新人都給這個。
• 編輯者：可以新增或移除來源和記事，還能再分享給別人。這個只留給主管自己。

負責更新交期表的業務助理，只需要雲端硬碟上那份試算表的編輯權限，筆記本本身給檢視者就夠了，因為交期改在試算表裡，筆記本會自己同步。

共用設定裡還有一個「允許複製」，取消勾選之後，新人就不能把整本筆記本複製一份帶走，但還是能複製自己看得到的內容。分享時也可以選「複製對話畫面連結」，對方打開後，畫面上只會顯示對話。不過這只是把來源藏起來，對方還是有可能從別的地方看到來源和工作室做的內容。所以不想讓人看到的文件，一開始就不要放進筆記本，像成本表就是。

什麼時候該換別的工具

主管把「可以交給新人用」和「該換別的工具」各列了幾個條件。可以交給新人用的條件是：

• 十題都過，而且每份文件都有指定的人負責更新。
• 文件改版後重問，例如交期表一改，交期那幾題就再問一次。

如果出現下面這些情況，就該評估別的做法了：

• 文件太多或要分權限：文件多到超過方案的來源上限，或不同的人要看不同的文件，例如主管要查成本表，新人只能看規格和交期。
• 要開放給客戶：想讓客戶自己查起訂量和交期，或想接進 LINE 官方帳號這類聊天工具。
• 要查系統或看紀錄：要查訂單系統，或主管想知道新人都問了什麼。NotebookLM 的對話記錄只有提問的人自己看得到。

NotebookLM 一樣是根據文件回答，但要查哪些資料、用哪個模型、誰可以問，都是 Google 已經決定好的。如果你想自己設定這些，就要找 RAG 這類問答系統，它會先從文件裡找出相關段落，再交給 AI 寫成答案；Dify 則是可以讓你自己做出這種問答助手的平台。

回到那位主管

最後，主管只在筆記本裡放了 4 份現行文件。主管先用 10 題測過，全部都過了，才在新人報到的第一天分享出去，兩位新人都給檢視者，也取消了「允許複製」。

之後的更新也分好了工。交期有變的時候，業務助理直接改試算表，筆記本會自己同步，主管再把交期那幾題重問一次。退換貨政策改版時，主管重新上傳 PDF，再刪掉舊的那份。掃描的型錄轉成 Google 文件、加進筆記本之後，10 題要全部重問一次。

至於新人，第一週先聽語音摘要、翻學習卡，之後有問題就先問筆記本、點引用看原文，答不出來或引用對不上，再去找主管。等到哪天要讓客戶自己查、或要接訂單系統，再來談正式的問答系統。要接訂單系統這一步，企業 AI agent 導入服務寫了從需求診斷到持續維護的四個步驟，可以先看要準備什麼。

常見問題

參考來源

以下依 Google 說明中心與官方公告整理；方案、上限和按鈕名稱以 Google 官方頁面當下為準。

• Google：NotebookLM 改名為 Gemini Notebook
• Google Workspace Updates：NotebookLM is now Gemini Notebook
• Google Workspace：Gemini Notebook（原稱 NotebookLM）
• Gemini Notebook 說明：在筆記本新增或探索新來源
• Gemini Notebook 說明：在 Gemini Notebook 使用對話
• Gemini Notebook 說明：在 Gemini Notebook 建立筆記本（分享與權限）
• Gemini Notebook 說明：變更 Gemini Notebook 的輸出內容語言
• Gemini Notebook 說明：升級 Gemini Notebook（方案與資料使用）
• Gemini Notebook 說明：管理 Gemini Notebook 用量限制
• Gemini Notebook 說明：透過公司或學校專用 Google 帳戶使用 Gemini Notebook
• Gemini Notebook 說明：生成語音摘要
• Gemini Notebook 說明：生成學習卡或測驗
• Gemini Notebook 說明：常見問題
• Google Workspace 管理說明：為使用者開啟或關閉 Gemini Notebook